Guide pratique · Obligatoire 2026

Guide de conformité PEPPOL Belgique 2026 : checklist complète pour PME

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en conformité de votre PME avec l'obligation de facturation électronique PEPPOL. 7 étapes, une checklist par étape, et vous êtes conforme.

Équipe QuotyFast · Mis à jour le 18 février 2026 · 12 min de lecture

Temps estimé: 30 minutes à 1 jour
Difficulté: Facile (aucune compétence technique)
Coût: Dès 9,99 €/mois (QuotyFast)
Prérequis: Numéro BCE + liste clients

Rappel : l'obligation est en vigueur

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent émettre et recevoir des factures électroniques structurées via PEPPOL pour leurs transactions B2B. Amende de 1 500 € à la première infraction constatée, jusqu'à 5 000 € ensuite.En savoir plus sur les sanctions

Évaluer votre situation actuelle

Avant toute chose, faites l'état des lieux de votre facturation actuelle. Cette étape vous permet de comprendre l'ampleur du changement nécessaire et de planifier la transition.

Compter le nombre de factures B2B que vous émettez par mois
Lister tous vos clients professionnels (assujettis TVA)
Identifier vos clients du secteur public (PEPPOL obligatoire depuis 2019)
Vérifier si votre logiciel actuel supporte PEPPOL et EN 16931
Évaluer si votre logiciel actuel peut recevoir des factures PEPPOL

Choisir un logiciel certifié PEPPOL

C'est la décision la plus importante. Le logiciel doit être un Access Point PEPPOL certifié et générer des factures conformes à la norme EN 16931.Voir notre comparatif des solutions PEPPOL en Belgique

Vérifier que le logiciel est un Access Point PEPPOL certifié
Vérifier la conformité au format Peppol BIS Billing 3.0 (EN 16931)
Vérifier la gestion de la TVA belge (21%, 12%, 6%, co-contractant)
Vérifier les fonctionnalités : devis, factures, notes de crédit, relances
Comparer les tarifs et vérifier qu'il n'y a pas de coût par facture PEPPOL
Vérifier l'export comptable (CODA, CSV) compatible avec votre comptable

Créer votre compte et configurer PEPPOL

Avec QuotyFast, votre identifiant PEPPOL est configuré automatiquement à partir de votre numéro BCE. Aucune démarche administrative auprès de PEPPOL ou du SPF n'est nécessaire.

Créer un compte sur le logiciel choisi (ex: quotyfast.com/signup)
Renseigner votre numéro d'entreprise BCE
Vérifier que votre identifiant PEPPOL a été créé (format 0:BE:CBE:XXXXXXXXXX)
Configurer vos informations légales : adresse, TVA, mentions obligatoires
Personnaliser vos modèles de factures avec votre logo

Importer vos données existantes

Transférez vos données depuis votre ancien système. La plupart des logiciels supportent l'import CSV. Si vous n'avez que quelques clients, une saisie manuelle peut suffire.

Exporter la liste de vos clients depuis votre ancien logiciel (CSV)
Importer les clients dans le nouveau logiciel
Vérifier les numéros de TVA de vos clients B2B
Importer votre catalogue de produits/services
Vérifier les taux de TVA de chaque produit/service

Tester avec une première facture

Avant de basculer toute votre facturation, faites un test avec un client de confiance. Cela vous permet de valider le processus sans risque.

Créer une facture de test pour un client B2B
Vérifier que le format Peppol BIS est correct (le logiciel le fait automatiquement)
Envoyer la facture via PEPPOL
Vérifier le statut de livraison (reçue, acceptée)
Demander confirmation au client qu'il a bien reçu la facture
Vérifier l'archivage automatique de la facture

Informer vos parties prenantes

La communication est essentielle. Votre comptable doit savoir comment récupérer les données. Vos clients doivent savoir qu'ils recevront des factures structurées au lieu de PDF.

Informer votre comptable du passage à la facturation électronique
Vérifier le format d'export compatible avec son logiciel (CODA, CSV, PDF)
Informer vos clients B2B que vous émettez désormais des factures PEPPOL
Demander à vos fournisseurs s'ils envoient aussi en PEPPOL
Former les collaborateurs qui créent des factures (si applicable)

Basculer toute votre facturation B2B

Une fois le test validé, basculez toute votre facturation B2B sur PEPPOL. Conservez votre ancien logiciel en lecture seule pendant quelques mois pour accéder à l'historique si nécessaire.

Émettre toutes vos nouvelles factures B2B via PEPPOL
Configurer la réception PEPPOL pour les factures de vos fournisseurs
Mettre en place l'archivage électronique conforme (10 ans)
Arrêter l'envoi de factures PDF/papier pour les transactions B2B
Planifier un point de suivi après 1 mois pour vérifier que tout fonctionne

Récapitulatif : vous êtes conforme si...

Vous utilisez un logiciel certifié PEPPOL (Access Point)
Vos factures B2B sont au format Peppol BIS conforme EN 16931
Vous envoyez et recevez les factures via le réseau PEPPOL
Vous archivez électroniquement vos factures (durée légale : 10 ans)
Votre comptable a accès aux données de facturation