Créer, importer et gérer vos clients

Créer un client

1. 1Ouvrez « Clients », puis « Nouveau client ».
2. 2Choisissez Particulier ou Professionnel.
3. 3Pour une entreprise belge, saisissez son numéro sans « BE » ni espaces et cliquez sur « Rechercher l'entreprise » : la fiche se remplit avec les informations trouvées.

Importer un fichier

1. 1Dans « Clients », ouvrez « Plus d'actions », puis « Importer ».
2. 2Déposez le fichier exporté de votre ancien logiciel : XLSX (première feuille) ou CSV. Le séparateur et l'encodage sont détectés automatiquement.
3. 3Pour chaque « Colonne du fichier », vérifiez le « Champ QuotyFast » attribué, ou choisissez « Ignorer ». Le champ Nom est obligatoire.
4. 4Contrôlez l'« Aperçu des 20 premières lignes » : TVA, téléphone, e-mail et pays y apparaissent tels qu'ils seront enregistrés.
5. 5Cliquez sur « Tester sans écrire ». Rien n'est enregistré : le rapport indique les clients à créer, à mettre à jour, inchangés, ignorés ou rejetés.
6. 6Si le rapport vous convient, cliquez sur « Lancer l'import ».

Champs reconnus : numéro client, nom, numéro de TVA, numéro d'entreprise, e-mail, e-mail de facturation, téléphone, portable, adresse, code postal, ville, pays, langue, consentement marketing, notes et dernière visite.

Options et doublons

« Source de l'import » enregistre un libellé sur chaque client importé, par exemple le nom de l'ancien logiciel. « N'importer que les clients vus depuis le » écarte les clients inactifs ; laissez vide pour tout importer.

Attribuez une colonne au numéro client : sans elle, l'appariement se fait sur la TVA et l'e-mail uniquement, et rejouer le fichier plus tard pourra créer des doublons.

Les homonymes sont tous importés et signalés dans le rapport : seule une personne peut dire s'il s'agit du même client.

À la fin, « Télécharger les lignes rejetées (CSV) » récupère les lignes à corriger.

Adresse e-mail provisoire

Un client importé sans adresse e-mail reçoit une adresse provisoire. Sa fiche l'indique : « Cette adresse a été générée lors de l'import ». Remplacez-la par l'adresse réelle du client avant de lui envoyer un document.

Reprendre les factures d'un autre logiciel

Pour reprendre aussi vos factures, ventes et achats compris, l'import de factures accepte une archive Peppol exportée de Billtobox, Yuki, Horus ou Odoo.

Dans l'autre sens, « Exporter », dans le même menu « Plus d'actions », télécharge votre liste de clients.

Suspendre un client

Le client passe à « Suspendu ». Ses factures récurrentes ne sont plus générées ni envoyées, et aucun numéro de facture n'est consommé. Les factures existantes ne sont pas modifiées.

« Réactiver le client » relance ses factures récurrentes. Les échéances sont recalées à la prochaine date future : aucune facture n'est émise pour les périodes écoulées pendant la suspension.

« Déclarer insolvable » s'utilise en cas d'insolvabilité établie : faillite ou réorganisation judiciaire. La facturation récurrente est gelée et le motif est conservé pour vos pièces comptables. Seul le propriétaire de l'organisation peut déclarer un client insolvable ou annuler cette déclaration.

1. 1Ouvrez la fiche du client, puis le menu « Plus d'actions ».
2. 2Cliquez sur « Suspendre le client ».
3. 3Indiquez le « Motif » — il est obligatoire — puis « Confirmer ».