Suivre les paiements et relancer

Enregistrer un paiement

1. 1Ouvrez la facture et sa gestion des paiements.
2. 2Cliquez sur « Ajouter un paiement ».
3. 3Indiquez la date, le montant et la méthode : virement bancaire, espèces ou chèque.
4. 4Enregistrez : le montant payé et le reste à payer se mettent à jour.

Le total des paiements ne peut pas dépasser le montant de la facture. Un paiement se saisit dans la devise de la facture.

Voir ce qui reste à encaisser

Dans « Factures », les onglets « Encaissées », « Reste à encaisser » et « En retard » séparent vos factures ; le tableau de bord résume le total, l'encaissé et les retards. Plusieurs factures peuvent être marquées comme payées en une seule fois depuis la liste.

Une facture payée, annulée ou créditée rejoint l'onglet « Archive », où des filtres séparent les factures payées, annulées et créditées.

Relancer à la main

Sélectionnez les factures échues et utilisez l'action groupée « Rappels » : chaque client reçoit un rappel de paiement par e-mail. Depuis la fiche d'un client, « Envoyer une relance » lui renvoie la facture avec son PDF.

Programmer les relances automatiques

Le texte des trois rappels se modifie dans l'onglet « E-mails ».

Les rappels sont planifiés à l'émission de chaque facture, d'après ces délais. Tant que l'envoi automatique est désactivé, aucun rappel n'est programmé.

Une pro forma n'est jamais relancée : elle ne fonde aucune dette. Une facture cédée à un recouvreur ou déclarée irrécouvrable ne l'est plus non plus.

1. 1Ouvrez « Paramètres », onglet « Rappels et relances ». L'onglet est réservé au propriétaire de l'organisation.
2. 2Dans « Rappels de paiement aux clients », activez « Envoyer les rappels automatiquement ».
3. 3Réglez le délai de chacun des trois rappels : le « 1er rappel » part en « jours après l'échéance », le « 2e rappel » et le « 3e rappel » en « jours après le rappel précédent ». Choisissez l'« Heure d'envoi » et, si vous le souhaitez, des « Frais de retard (%) », mentionnés à partir du 3e rappel.
4. 4Cliquez sur « Enregistrer ».

Proposer un délai ou un escompte

Pour un client qui a besoin de temps, créez un échéancier : le guide « Échelonner le paiement d'une facture » explique comment. Pour encourager un paiement rapide, la fenêtre « Conditions de règlement » propose un « Escompte anticipé ».

Quand relancer ne suffit plus

Si un client ne paie toujours pas, plusieurs gestes existent, du plus léger au plus lourd. Suspendre le client arrête ses factures récurrentes. Un échéancier étale ce qu'il doit. Le recouvrement confie le dossier à un recouvreur, pièces comprises. En cas de faillite ou d'insolvabilité établie, la créance se déclare irrécouvrable.

Chacun de ces gestes a son guide : « Échelonner le paiement d'une facture », « Céder un impayé à un recouvreur » et « Client en difficulté ».