Le tour des paramètres

Cinq groupes

Ouvrez le menu utilisateur, en bas du menu latéral, puis « Paramètres application ». Les onglets sont rangés en cinq groupes : « Mon compte », « Organisation », « Documents », « Automatisations » et « Paiements ».

Qui voit quoi

« Mon compte » est ouvert à chaque utilisateur. « Organisation » et « Documents » apparaissent au propriétaire et au gestionnaire : le gestionnaire les consulte, le propriétaire les modifie. « Automatisations » et « Paiements » sont réservés au propriétaire, comme quelques onglets d'« Organisation » indiqués plus bas.

Mon compte

« Mon Profil » rassemble vos informations personnelles. « Mon affichage » règle l'affichage de l'application pour vous. « Notifications » choisit vos « Canaux de notification ».

« Préférences » a trois sous-onglets. « Général » : « Format de date » et « Format des nombres ». « Notifications » : « Ne pas recevoir les emails Peppol ». « Avancé » : « Activer l'arrondi » et les « Paramètres d'import/export ». Votre solde de crédits IA s'affiche en haut de l'onglet.

« Parrainage » présente le programme de parrainage.

Organisation

« Entreprise » porte l'identité de l'organisation : « Informations de l'entreprise », « Informations fiscales » et « Mentions légales obligatoires ». On y trouve aussi le bloc « Comptable(s) », la section Peppol, les « Couleurs du planning » et la carte « Configuration de votre espace », qui rouvre l'assistant de configuration. Le propriétaire y règle en plus les « Modules affichés », les « Activités » et le « Domaine d'envoi » de la prospection.

« Marque et apparence » fixe le logo, la « Couleur principale » et les « Polices » de l'entreprise ; vos documents et vos e-mails les reprennent.

« Comptable » gère l'accès de votre comptable à votre dossier. « Modules » regroupe les réglages des modules activés pour l'organisation ; l'onglet n'apparaît que si un module est actif.

Réservés au propriétaire : « API & Webhooks » crée les clés d'API et les webhooks sortants, « Commandes & livraisons » règle les confirmations de commande et les bons de livraison, « Demandes web » gère les clés et le texte de consentement du formulaire de demande de devis.

Documents

« Documents » ouvre les « Paramètres des documents » : mise en page, papier à en-tête, contenu et conditions générales de vos devis et factures.

« Numérotation et facturation » a deux sous-onglets. « Général » : « Devise », « TVA par défaut » et « Taux horaire ». « Documents » : « Langue des documents » et « Numérotation des documents ».

« Devis », réservé au propriétaire, règle l'expiration des devis, les relances automatiques du client, les « Techniciens autonomes » et les types de devis.

« Templates de Contrats » et « Modèles de Rapport » gèrent vos modèles ; les rapports servent à la fin des interventions. « E-mails » rédige les textes de vos e-mails, dont ceux des trois rappels de paiement.

Automatisations

« Rappels et relances » décide de ce qui part tout seul : les « Rappels de paiement aux clients », les « Alertes de paiement à l'équipe » et le « Suivi des devis ».

« Avis Google » règle les « Demandes d'avis Google », envoyées après une intervention clôturée ou une facture payée. « CRM » règle la détection des réponses à vos e-mails de prospection.

Paiements

« Encaissement » relie votre compte Mollie ou Stripe pour le paiement en ligne et choisit le « QR code dans le PDF ». « Conditions et banque » porte les « Conditions de paiement par défaut », les « Informations bancaires » et la « Communication structurée (VCS) ». « Cession de créances » liste vos partenaires d'affacturage et de cession. « Banque connectée » n'apparaît que lorsque la fonction est disponible.

Pour aller plus loin

Chaque réglage important a son guide : « Activer Peppol », « Mise en page, templates et conditions générales », « Relances automatiques du client » dans le guide des devis, « Rôles et membres de l'équipe » pour l'autonomie des techniciens, « Recevoir des demandes de devis depuis votre site » et « Suivre les paiements et relancer ».