Suivi de stock
Un suivi de stock relié à vos devis et à vos factures
Pour les artisans et les PME qui vendent du matériel : activez le suivi sur les articles qui en ont besoin, et la marchandise sort du stock quand vous facturez.
Comment fonctionne le suivi de stock
Pas de logiciel d'inventaire à part : le stock vit dans le même outil que vos devis et vos factures.
Activé article par article
Vous choisissez les articles dont vous comptez les quantités.
- « Suivre le stock » dans la fiche de l'article
- Les autres restent en « Stock illimité »
Relié à la facturation
Avec « Décrémenter à la facture », la marchandise sort du stock à l'émission de la facture.
- Pas de double saisie
- Une note de crédit remet les articles en stock
Un seul catalogue
Les mêmes articles dans vos devis, vos factures, vos interventions et votre stock.
- Produits et services, classés par catégorie
- Badge de stock dans le sélecteur du devis
Mettre un article sous suivi, étape par étape
Vos articles se classent par catégories et sous-catégories, qui filtrent aussi le sélecteur du devis. Le guide Le catalogue d'articles détaille les catégories, les favoris et l'import.
Sur un devis, les produits suivis affichent un badge « En stock », « Stock limité » ou « Rupture » au moment de les ajouter.
- 1Ouvrez « Catalogue », puis « Stocks » et « Ajouter au stock ».
- 2Choisissez « Produit » : un « Service » n'a pas de stock et reste toujours disponible.
- 3Renseignez le « Nom du produit », la « Référence », la « Catégorie », l'« Unité » et le prix HTVA ou TTC avec son taux de TVA.
- 4Ajoutez si besoin un code-barres : « Scanner » utilise la caméra.
- 5Dans la fiche, activez « Suivre le stock » : le champ « Quantité » apparaît. Saisissez votre quantité de départ.
- 6Réglez les « Seuils d'alerte » de l'article et cochez « Alertes activées ».
Lire, ajuster et surveiller votre stock
L'onglet « Stocks » affiche chaque article avec sa quantité et son statut. Le filtre de statut isole chacun d'eux.
- En stock
- Stock bas
- À commander
- Rupture
- Stock illimité
« Stock illimité » désigne un article dont le suivi n'est pas activé : pas de compteur, pas de seuil, pas d'alerte. Les autres statuts se lisent avec les seuils que vous fixez sur chaque article.
Ajuster une quantité
Après une livraison fournisseur, une casse ou un inventaire, cliquez sur « Ajuster le stock » sur la ligne de l'article. Choisissez « Ajouter », « Retirer » ou « Valeur exacte », indiquez la quantité et un « Motif », puis vérifiez la quantité « Après ajustement : ». Sans motif, l'ajustement est enregistré comme « Ajustement manuel ».
Seuils d'alerte et réapprovisionnement
Le bloc « Seuils d'alerte » de la fiche fixe le « Stock minimum », le « Stock maximum », le « Point de réappro. » et la « Qté à commander ». Dans les réglages, « Alerter sur stock bas » et « Alerter sur surstock » mettent les alertes en service ; le « Seuil par défaut » couvre les articles sans seuil propre.
Quand la marchandise sort du stock
L'onglet « Réglages » s'applique à toute l'organisation et reste réservé au propriétaire et aux gestionnaires. Voici l'effet de chaque document sur un article suivi.
| Événement | Effet sur le stock |
|---|---|
| Devis finalisé | Avec « Réserver à la finalisation du devis », la marchandise est mise de côté : la quantité ne bouge pas, le disponible baisse. La finalisation n'est jamais bloquée. |
| Facture émise | Avec « Décrémenter à la facture », la marchandise sort du stock. Réglage désactivé : l'avertissement de rupture reste affiché, rien n'est décrémenté. |
| Pro forma | Aucune sortie de stock. Le stock sort à la création de la facture issue de la conversion. |
| Note de crédit | Les articles suivis reviennent en stock, dans les quantités de la facture d'origine. |
| Intervention | « Consommer » un article sur l'intervention retire la quantité du stock. |
| Application mobile | Les « Pièces posées » par le technicien sortent du stock ; retirées, elles y retournent. |
| Ajustement manuel | « Ajouter », « Retirer » ou « Valeur exacte », avec un motif. « Autoriser un stock négatif » ne concerne que ce cas. |
Les annulations passent par une note de crédit : le guide Annuler une facture avec une note de crédit explique le retour en stock. Pour les pièces posées sur chantier, voyez l'application mobile des techniciens.
Stock insuffisant : rien n'est bloqué
Un devis qui demande plus que le disponible affiche « ligne(s) au-delà du stock disponible », et reste envoyable et signable. À l'émission d'une facture qui ferait passer le stock en négatif, QuotyFast demande « Revenir au document » ou « Émettre quand même ». L'écart est journalisé.
Historique et fichiers CSV
L'onglet « Mouvements » retrace chaque entrée et sortie, filtrable par article, par type (achat, vente, ajustement, retour, perte, inventaire…) et par période. « Exporter CSV » télécharge votre stock ; le fichier modifié se relit avec « Importer CSV ».
Quel plan pour le stock ?
Le catalogue et le stock sont disponibles à partir du plan Premium, qui démarre à 29,99 € HTVA par mois en facturation mensuelle. Ils sont accessibles au propriétaire et aux gestionnaires.
Voir les plans et tarifsChaque écran est décrit dans le guide Suivre le stock. Pour rédiger plus vite les lignes d'un devis à partir de ce catalogue, découvrez l'assistant IA.
Questions fréquentes sur le suivi de stock
Comment suivre le stock de mes articles avec QuotyFast ?
Ouvrez la fiche d'un produit du catalogue et activez « Suivre le stock », puis saisissez sa quantité. Le suivi se choisit article par article : les articles non suivis restent en « Stock illimité », et un service n'est jamais suivi. L'onglet « Stocks » affiche ensuite la quantité et le statut de chaque article.
Le stock est-il déduit au moment du devis ou de la facture ?
À la facture, quand le réglage « Décrémenter à la facture » est activé. Vous pouvez aussi activer « Réserver à la finalisation du devis » : la marchandise est alors mise de côté, sans être décrémentée, et le disponible baisse. Ces réglages se trouvent dans l'onglet « Réglages » du stock.
Que se passe-t-il si je facture plus que le stock disponible ?
La facture n'est jamais refusée. À l'émission, QuotyFast demande confirmation : « Revenir au document » ou « Émettre quand même », et l'écart est journalisé. Sur un devis, le message « ligne(s) au-delà du stock disponible » est une information : le devis reste modifiable, envoyable et signable.
Une note de crédit remet-elle les articles en stock ?
Oui. La note de crédit est le miroir de la facture : les articles dont le stock est suivi y reviennent, dans les quantités de la facture d'origine.
Puis-je être alerté quand le stock d'un article est bas ?
Oui. Dans la fiche de l'article, fixez le « Stock minimum », le « Stock maximum », le « Point de réappro. » et la « Qté à commander », puis cochez « Alertes activées ». Le bloc « Alertes » des réglages active « Alerter sur stock bas » et « Alerter sur surstock », avec un « Seuil par défaut » pour les articles sans seuil propre.
Puis-je importer ou exporter mon stock en CSV ?
Oui. « Exporter CSV » télécharge votre stock. Le même fichier, modifié, se relit avec « Importer CSV » : le compte rendu indique les articles créés, mis à jour et en erreur.
Le suivi de stock est-il inclus dans tous les plans ?
Non. La section « Catalogue », qui regroupe « Fournisseurs », « Catégories » et « Stocks », est disponible à partir du plan Premium, pour le propriétaire et les gestionnaires. L'essai gratuit de 14 jours permet de la tester.
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