Créer et suivre une intervention

Créer une intervention

1. 1Ouvrez « Interventions » dans le menu, puis « Nouvelle intervention ».
2. 2Bloc « Client et lieu » : choisissez le client. Cochez « Adresse différente de celle du client » si le chantier est ailleurs.
3. 3Bloc « Planification » : la date, l'heure de début et la durée estimée (30 minutes, 1 heure, 2 heures, demi-journée, journée ou personnalisée). « À planifier plus tard » crée l'intervention sans créneau.
4. 4Bloc « Affectation et détail » : le technicien, les « Renforts » éventuels, l'intitulé, le type, la priorité et la description.
5. 5Enregistrez.

Au moment de choisir le technicien, QuotyFast vérifie son créneau : « Créneau libre », ou « Ce technicien a déjà quelque chose sur ce créneau ».

Planifier et assigner

La page « Interventions » présente la journée en « Liste » ou en « Planning ». En vue Planning, glissez une intervention sur la ligne d'un technicien pour l'assigner et fixer son créneau ; les interventions « Non assignées » attendent en marge.

Les interventions sans date sont regroupées sous « À planifier » : elles n'apparaissent dans aucun calendrier tant qu'une date ne leur est pas donnée.

Les statuts

Une intervention passe par « Planifiée », « En route », « En cours » et « Terminée ». Terminée, elle devient « Facturée » quand vous la facturez, ou « À chiffrer » quand le technicien la transmet au bureau pour établir un devis. Elle peut aussi être « Annulée ».

Les boutons « En route », « Démarrer » et « Terminer » font avancer le statut. « Annuler » demande un « Motif », facultatif mais utile pour comprendre les annulations sur la période.

Ce que votre client reçoit

Quand le technicien part, votre client reçoit un e-mail l'en informant. La veille de la visite, un e-mail de rappel lui demande s'il sera présent : « Je serai là » ou « Je ne serai pas là », avec un mot facultatif.

Sa réponse s'affiche sur l'intervention : « Présence confirmée par le client » ou « Le client ne sera pas là ». Une réponse négative n'annule rien : le rendez-vous reste au planning tant que vous ne l'avez pas déplacé.

Pendant la visite

Sur l'intervention, ajoutez la « Main d'œuvre » et le « Matériel » consommé : « Consommer » un article du stock le retire du stock. Ajoutez des photos. La « Signature du client » se recueille une fois l'intervention commencée.

Le rapport d'intervention

1. 1Dans « Rapport d'intervention », choisissez un « Modèle de rapport » et cliquez sur « Créer le rapport ».
2. 2Répondez aux questions et ajoutez des photos, puis « Enregistrer ».
3. 3Cliquez sur « Soumettre » : la soumission est définitive, le rapport est verrouillé et le PDF est produit.
4. 4« Envoyer au client » l'adresse en pièce jointe PDF ; laissez le destinataire vide pour utiliser l'adresse du client.

Les modèles de rapport — les questions posées aux techniciens à la fin d'une intervention — se créent dans « Paramètres », onglet « Modèles de Rapport » : texte court ou long, nombre, date, oui / non, choix unique ou multiple, photo.

Du travail au devis

Un technicien qui ne voit pas les prix transmet l'intervention terminée au bureau. Elle passe à « À chiffrer » et affiche « Transmise au bureau — en attente de chiffrage ». QuotyFast crée un devis brouillon qui reprend ses lignes à prix zéro : le bureau le complète et l'envoie comme n'importe quel devis.

Un technicien autonome crée lui-même le devis, avec les prix qu'il a saisis ; l'intervention reste terminée. Voir « Rôles et membres de l'équipe » pour activer l'autonomie.

Facturer l'intervention

« Facturer » crée la facture de l'intervention terminée. « Facturer le temps passé » ajoute la main d'œuvre, arrondie au quart d'heure au taux horaire de l'organisation. « Télécharger la fiche (PDF) » récupère la fiche de l'intervention.