Mise en page, templates et conditions générales

Où se trouvent ces réglages

Ouvrez « Paramètres », puis l'onglet « Documents ». Il regroupe les sous-onglets « Logo », « Mise en page », « Couleurs », « Contenu », « Conditions générales », « Templates » et « Thèmes ».

Ces réglages valent pour toute l'organisation. Un devis garde la mise en page et les conditions qu'il avait au moment de son envoi : s'il est signé des semaines plus tard, il revient tel qu'il est parti.

Logo, couleurs et thèmes

« Importer un logo » accepte les formats PNG, JPG et SVG, jusqu'à 500 Ko ; un fond transparent est recommandé. Réglez ensuite son alignement et sa taille, ou cochez « Aucun logo ».

Choisissez la « Couleur principale » parmi les palettes proposées ou avec un code couleur. Les « Thèmes visuels » changent l'apparence d'ensemble de vos factures et devis.

Mise en page et contenu

« Format de page » fixe le format et l'orientation. Les « Marges intérieures » et « Espacement et densité » règlent la place du contenu. « Style du tableau » (« Classique » ou « Moderne ») et « Style des totaux » (« Simple » ou « Encadré ») changent le rendu des lignes et des montants. « Ordre des éléments » définit la position des blocs sur la facture, et le « Mode enveloppe » adapte la mise en page aux enveloppes à fenêtre.

Dans « Contenu », renommez les en-têtes de colonnes (quantité, jours, heures…) et rédigez les notes imprimées sur vos documents.

Templates de facturation

Le sous-onglet « Templates » crée un template par flux de facturation : Belgique, France, marchés publics, international… Chacun fixe la devise, la langue des documents, le régime de TVA par défaut (par exemple autoliquidation ou intracommunautaire), le pays cible et le compte bancaire.

Conditions générales

« Conditions générales par défaut » s'appliquent quand le profil de facturation n'en porte pas. Trois modes : « Dans la facture » imprime le texte au bas du PDF, « En pièce jointe » ajoute un PDF « conditions-generales.pdf » à l'e-mail et retire le texte de la facture, « Les deux » combine les deux. Le document PDF fait 5 Mo maximum.

Les « Profils de facturation » portent des conditions propres à chaque activité : un PDF téléversé, ou un texte converti en PDF à l'envoi. Sans PDF ni texte, le profil reprend les conditions de l'organisation. Un profil peut être défini par défaut.

Si le mode choisi demande un PDF et qu'aucun n'est configuré, l'envoi manuel d'une facture est refusé et les factures récurrentes partent sans conditions générales.

Communication structurée et QR code de paiement

« Activer la communication structurée » génère pour chaque facture une référence unique au format +++XXX/XXXX/XXXXX+++, imprimée sur le PDF.

« Afficher le QR code EPC sur les factures » ajoute un QR code SEPA : votre client le scanne avec son application bancaire pour préparer le virement.