Créer et convertir une pro forma

À quoi sert une pro forma

Une pro forma est un document commercial. Elle détaille les lignes et le montant d'une vente à venir, par exemple quand votre client doit engager la dépense avant de recevoir la facture.

Elle est numérotée dans sa propre série, qui commence par PF_, séparée de la numérotation légale de vos factures. Tant qu'elle n'est pas convertie, elle reste hors de la liste des factures, hors du chiffre d'affaires et hors du paquet comptable. Elle ne porte pas de communication structurée, ne fait pas sortir de stock et ne déclenche aucune relance.

Créer une pro forma

1. 1Ouvrez « Factures », puis l'onglet « Pro forma ».
2. 2Cliquez sur « Nouvelle pro forma ».
3. 3Remplissez-la comme une facture directe : client, lignes, remises.
4. 4Enregistrez-la : elle apparaît dans la liste « Pro formas en attente ».

Depuis un devis accepté

Sur un devis signé ou finalisé, le bouton « Pro forma » crée la pro forma à partir du devis. Elle reprend les lignes, les remises et le régime de TVA du devis, pour que le montant annoncé soit exactement celui de la future facture.

Un devis simplement envoyé ne peut pas produire de pro forma : il faut qu'il ait été accepté. La nouvelle pro forma se retrouve dans l'onglet « Pro forma » des factures.

Envoyer et télécharger

Depuis la pro forma, « Envoyer par e-mail » ouvre la fenêtre « Envoyer la pro forma » et « Télécharger le PDF » récupère le document, intitulé « Facture pro forma ».

Dans l'application, un bandeau rappelle « Ce document n'est pas une facture » tant qu'elle n'est pas convertie.

Suivre vos pro formas

La liste affiche pour chacune sa référence, le client, la date, le total TTC et le temps d'attente (« En attente depuis » un nombre de jours). Trois statuts existent : « En attente », « Convertie » et « Annulée ». La recherche retrouve une pro forma par sa référence ou par client.

Convertir en facture

1. 1Ouvrez la pro forma et cliquez sur « Convertir en facture ».
2. 2Lisez la confirmation : une facture est créée, datée d'aujourd'hui, avec le contenu figé de la pro forma.
3. 3Confirmez avec « Convertir ».

La conversion consomme un numéro de la séquence légale des factures : elle ne peut pas être annulée.

Ce que devient la facture

La facture reprend le contenu de la pro forma tel qu'il a été envoyé : lignes, remises par ligne, remise globale et régime de TVA. Elle suit ensuite le parcours de toute facture — communication structurée, envoi via Peppol ou par e-mail, relances et suivi des paiements. Le stock des articles suivis sort à la création de cette facture.

La pro forma passe au statut « Convertie » et reste consultable en lecture seule. « Voir la facture » ouvre la facture qu'elle a produite.

Annuler une pro forma

« Annuler la pro forma » la retire : elle reste consultable mais ne peut plus être convertie. Aucune note de crédit n'est nécessaire, puisque rien n'a été facturé.